Zpracování osobních údajů

K čemu aplikace slouží

Jde o nástroj organizace pro zaměstnanecké průzkumy a 360° zpětnou vazbu. Průzkum může být rozeslán i osobám mimo organizaci — například zákazníkům nebo dodavatelům —, pokud je do něj organizace zahrne. Aplikace není veřejně nabízenou službou a data se nesdílejí mimo organizaci.

Jaké údaje se zpracovávají

• Zaměstnanci: jméno, pracovní e-mail, pozice, oddělení, středisko a vztahy nadřízený/kolegové. Slouží k sestavení okruhu hodnotitelů a k rozeslání pozvánek.
• Externí příjemci (zákazníci, dodavatelé a další osoby mimo organizaci): jméno, je-li uvedeno, a e-mailová adresa, případně poznámka, kterou si k nim organizace vede. Slouží výhradně k rozeslání pozvánky do průzkumu a k připomenutí. Adresy pocházejí od organizace, která je do seznamu vložila.
• Odpovědi v průzkumu: vyplněné hodnoty a texty.
• Technické údaje: čas odeslání a IP adresa u administrátorských akcí (provozní záznam pro dohledatelnost změn).

Anonymita odpovědí

U průzkumu označeného jako anonymní se odpověď ukládá bez vazby na konkrétní osobu. Uchová se pouze to, koho se odpověď týkala a v jaké roli hodnotitel odpovídal (nadřízený, kolega, podřízený) — nikoli kdo ji napsal.

Rozpracovaná odpověď je s osobou spojená jen do odeslání, aby bylo možné vyplňování přerušit a vrátit se k němu. Odesláním se tato vazba nenávratně zruší.

Výsledky skupiny se zobrazí až od nastaveného počtu odpovědí. U menšího počtu se skryjí, aby z nich nešlo odvodit, kdo jak odpověděl.

Kdo má k údajům přístup

Pouze pověření správci aplikace na straně zaměstnavatele. Aplikace neposílá data žádné třetí straně, nepoužívá analytické nástroje ani reklamní cookies.

Pokud je zapnutá funkce shrnutí textových odpovědí umělou inteligencí, odesílají se dotčené texty odpovědí ke zpracování poskytovateli AI. Texty jsou v tu chvíli již anonymní a neobsahují jména. Funkce je volitelná a bez nastaveného klíče se nepoužívá.

Kde jsou data uložená a jak jsou chráněná

Data jsou uložená v datových centrech v Evropské unii (Frankfurt, Německo) a oddělená pro každou organizaci — jedna organizace nevidí data jiné. Přenos i uložení jsou šifrované; hesla se ukládají jen jako nevratný otisk.

Aplikaci pro zaměstnavatele (správce údajů) provozuje poskytovatel jako zpracovatele na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Data se nepoužívají k žádnému vlastnímu účelu poskytovatele ani se neprodávají.

Jak dlouho se údaje uchovávají

Odpovědi se po uplynutí nastavené doby (ve výchozím nastavení dva roky od uzávěrky průzkumu) automaticky smažou a průzkum se archivuje. Údaje zaměstnance lze na jeho žádost kdykoli anonymizovat — osobní údaje se odstraní, souhrnné výsledky zůstanou.

Totéž platí pro externí příjemce: kontakt lze na žádost anonymizovat (jméno, e-mail i poznámka se přepíší) a takový kontakt už nebude osloven v žádném dalším průzkumu. Kontakt jde ze seznamu i zcela odstranit.

Vaše práva a kontakt

Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz a na omezení zpracování. S žádostí i s dotazy se obraťte na admin@pulspruzkumy.cz.

Tento text popisuje, jak s údaji nakládá aplikace. Správcem osobních údajů je zaměstnavatel, který aplikaci používá; právní titul zpracování a vlastní lhůty stanoví ve své interní dokumentaci.